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(原安徽工程大学机电学院)

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【巡礼“十三五” 奋进新征程】资产业务标准化建设 助力服务管理提质增效
新闻中心0 2021/02/27

业务标准化建设是“十三五”期间资产管理处设定的一项品牌工作,为何定义为品牌工作?基于我们团队一致认为,资产管理处目前存在的深层次管理瓶颈的解决方案仍是如何解决服务和管理的问题,故在“十三五”酝酿设置前,资产管理处做了大量的前期调研和诊断,在此基础上,形成了资产管理处的品牌工作任务,谋划了目标达成产出及里程碑计划,经过团队共同的努力,很欣喜地看到,我们在这条充满挑战的实践路上,一个个小目标的实现,对我们是莫大的鼓舞。我们深知,业务标准化建设只有起点,没有终点,追求师生满意,是我们始终坚守的努力方向。


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(采购流程化管理)


资产管理处基于“通过业务标准化建设,助力服务和管理提质增效”的使命,通过这一年不断实践,从规划、实施、评估各个环节予以总结复盘,资产管理处业务标准化工作渐成体系,旨在聚焦并对标采购业务线、资产业务线、综合事务业务线管理作业流程的基础上,简化工作流程,解决“怎么做”与“做到什么标准”的问题,梳理制度流程与现行运行的差异,提升管理效率,达到内部流程顺畅高效,方便广大教职员工办事,提升满意度。探索建立采购、资产和综合事务业务线标准化管理模式,初步形成标准化管理体系,为学校快速发展提供管理支撑。

2016年9月22日,学校优化调整组织机构,采购与资产管理职能从原后勤保卫处整体划出,成立资产管理处,承担学校整体资产管理、物资采购等职能。

资产管理处从独立设置为行政单位至今已逾四年多,从当时编制4人发展成为编制7人的团队,历经人员流失、管理不规范、家底不清晰的动荡期,团队信心受挫,教职工反映问题较多,历史遗留问题积重难返,除了上述内部因素外,外部影响因素也很多,诸如学校转设期间采购大量物资、行政主体搬迁等外部因素。

鉴于这种不利的背景和环境,我们团队重新审视存在的问题,分析判断出服务和管理上的深层次矛盾,在困难中前行,检视问题,立行立改。最终一致选择“业务标准化建设”这条路径作为着力点和切入点,正视服务和管理上的痛点和难点,聚集方便教职工办事,提升满意度,大胆探索合适我们的发展优化路径,扩展视野,在实践中逐步规范管理和服务,提升服务质量和水平,有效地提振团队信心和决心,齐心协作。在此背景下,团队重新分工,梳理采购、资产、综合事务管理三条业务线制度流程。


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(网站上线)


按照业务标准化建设目标推进计划,从2019年4月提出《业务标准化实施方案》,方案聚焦可操作性,设置有难度的工作任务,分解到人,责任明确。重视发挥团队的力量,将部门重点工作和部门常规核心工作纳入其中,串成一条线,以团队共同协作来达成目标。

通过“十三五”期间的建设,资产管理处已从“人治”向“法治”转变,以教职工为中心,强化教职工对资产管理处的认同感。形成采购业务线、资产业务线、综合事务业务线制度汇编。发布以折页形式呈现《办事服务指南》在资产管理处制度汇编的基础上,将制度中面向教职工日常关切的点列出来,以通俗易懂的形式呈现出来,简单地来讲,就是关注教职工的满意度为出发点和落脚点,让资产管理处的服务向纵深延伸。组织校内专题培训讲座3次,让各单位更加走近资产管理处,分别于2019年7月12日、2019年9月20日、2019年10月11日组织物资申请OA线上操作培训、资产管理系统(国子)上线前操作培训及业务标准化培训及答疑,资产管理处二级网站顺利上线,完成办公用品库、招标样品库、资产仓库、招标会议室、办公室、资料室标准化布局和管理

业务标准化管理体系是一个系统工程,“十三五”期间所达成的目标虽然取得了一些业绩和效果,业务标准化建设只有起点,没有终点,仍然存在需要改进的地方,具体表现为标准化体系建设完成的深度和广度仍有挖掘的空间;采购和资产业务线流程仍未贯通;我们要做的还有很多,但我们一直坚信,只要有重新出发的勇气和信心,我们会以更加坚定的步伐,向“十四五”迈进,与学校同发展,共命运。


(资产管理处 供稿)